Factura de compra | Todo lo que necesitas saber
Factura de compra: ¿Cómo se hace? ¿Cómo se contabiliza? Si eres autónomo esta cuestión cobra mucho sentido, puesto que saber cuándo hacerla y cómo se hace, te ayudará a llevar al día tu contabilidad sin errores y, muy importante, sin notificaciones posteriores de Hacienda.
Teniendo en cuenta que son muchos los aspectos que tienes que tener en cuenta a la hora de crear tu factura de compra, desde Txerpa Asesoría Online queremos detallarlo todo con esta guía. Además, podrás ver un ejemplo de factura de compra y cómo se hace con nuestro programa de facturación Txerpa.
¿Qué es una factura de compra?:
Tener claro qué es una factura de compra te ayudará a entender mejor cómo funciona la contabilidad y fiscalidad de tu negocio.
Cuando registras facturas de compra, lo que estás haciendo es:
llevar al día tus gastos.
anotar en tu contabilidad un gasto relacionado directamente con tu negocio, el cual tienes derecho a deducir, ya sea el IVA, en concepto de IRPF, o ambos. Así cumples con la obligación contable que tienen todos los autónomos y profesionales de guardar las facturas recibidas y, de cara a presentar el trimestre y tu Renta, Hacienda también sabrá qué cantidad puedes deducir.
crear tu Libro de Registro de facturas recibidas. Esto sería una consecuencia del punto anterior. Conforme vas anotando este tipo de facturas, irás generando dicho libro. Recuerda que no solo tienes que tener tus Libros de Registro de facturas de venta y compra, sino también de tus bienes de inversión, los cuales también tendrás que registrarlos en tu contabilidad.
si se trata de registrar una factura de compra de un proveedor autónomo obligado a retener, también estarás adquiriendo otras obligaciones. Si es tu caso, no te pierdas este artículo 👇
Como te comentábamos al principio, si lo piensas, la factura de compra es multifunción.
Cómo se hace una factura de compra:
Casi todos los tipos de factura necesitan generalmente los mismos datos de facturación, ya sea una factura de compra y venta. Al tratarse de una factura mediante la cual anotas en tu contabilidad un gasto, necesita los siguientes datos:
número de factura: recuerda que cada tipo de factura que hagas (compra, venta, rectificativa...) tiene que tener un número de serie independiente y correlativo.
fecha. Recuerda emitir la factura en el periodo de liquidación en el que realices la compra, para poder deducir el gasto.
tus datos fiscales.
datos fiscales de tu proveedor.
listado de los bienes que has comprado.
categoría de gasto.
base imponible.
impuestos.
importe total de la operación.
Sigue leyendo, porque en el siguiente punto te explicamos las claves para hacer una factura de compra. 😉
Puntos clave para hacer una factura de compra:
Se basan fundamentalmente en los impuestos que añadas, la justificación de la inclusión en tu contabilidad de la propia factura, así como un detalle muy importante sobre tu proveedor. ¡Vamos a verlos!
¿Cuándo hacer una factura de compra?
Ojo que esto es básico para hacer una factura de compra.
Como lo que estás haciendo es anotar en tu contabilidad un gasto, y esto afectará directamente a los impuestos que podrás deducir al presentar tus modelos de autoliquidación trimestral y anual, es muy importante que sepas cuándo tienes derecho a hacer una factura de compra, o los impuestos que efectivamente puedes deducir.
Sí, hablamos de derecho, ya que como al presentar tus trimestres o la Renta podrás deducir el IVA que has tenido que pagar, o el IRPF que te corresponda, es importante que tengas muy claro qué gastos de tu negocio puedes deducir y qué cantidad. Además, a la hora de presentar la Declaración Anual de la Renta, las facturas de compra serán básicas para conocer tu rendimiento neto anual y saber cuánto tendrás que pagar.
Por tanto, lo primero que tienes que tener en cuenta a la hora de crear tu factura de compra y que los asesores de Txerpa siempre explican es:
Comprueba que efectivamente tienes derecho a deducir los impuestos relacionados con esa compra en concreto, siguiendo la normativa de Hacienda para considerar un gasto deducible. Es decir, que tenga la consideración de gasto fiscalmente deducible.
Si incluyes en tu contabilidad la factura de una compra que en realidad no puedes deducir, créenos cuando te decimos que, por mucho que lo incluyas en tus modelos de autoliquidación trimestral, tienes muchas papeletas para que te llamen pidiéndote que les expliques qué relación tiene esa compra con tu negocio.
Anota bien los impuestos al incluir la factura de compra en tu contabilidad:
Por mucho que tengas una factura de compra con IVA, es decir, que has tenido que soportar este impuesto, no tienes por qué tener derecho a deducir el 100% del mismo, ya que esto dependerá en algunos casos de tu tipo de actividad (e incluso del epígrafe que tengas), como por ejemplo en el caso de las deducciones de los gastos relacionados con el coche. Puede ser también que dependa de la interpretación de Hacienda. Consulta siempre con tu asesor qué porcentaje de IVA debes incluir.
Si lo que quieres es anotar una factura de compra en tu contabilidad para controlar tus gastos, indícalo correctamente en la factura.
Anota si es bien de inversión:
Fundamental también en este punto hablar de los bienes de inversión, pues también tendrás que indicar si se trata de uno, ya que la anotación en tu contabilidad así como la manera de deducir el gasto varía.
Nuevamente, lo mejor es que consultes a tu asesor, ya que no todos los bienes son considerados bienes de inversión por superar esas cifras.
Ojo a las facturas de compra con retención:
Si recibes una factura de compra con retención de IRPF, ya que tu proveedor es un autónomo que debe retener, fíjate bien en el porcentaje que indica antes de incluir el documento en tu contabilidad. Piensa que tú serás el que, en ese trimestre, estarás obligado a ingresar a Hacienda la retención de tu proveedor, a través del modelo 111, por lo que infórmate bien de que la retención es la que le corresponde.
Elige la categoría de gasto correcta:
No te confundas a la hora de adjudicar a tu compra una 'Categoría de gasto' incorrecta. En esta tabla puedes ver las más comunes, que son las que utilizan nuestros clientes a la hora de introducir sus facturas de compra en nuestro programa de facturación online Txerpa, pero son válidas para todos los autónomos. ¡Si te gusta puedes guardártela y comparte! 😉
Como ves en el último punto, recalcamos que no introduzcas tus gastos del coche sin hablar con tu asesor previamente, así como si tienes dudas.
Una vez tengas claros estos cuatro puntos, ya podría decirse que estás preparado para incluir este gasto en tu contabilidad, pues en sí, el siguiente paso es la parte más fácil.
Como ves en este ejemplo de factura de compra, los impuestos deben siempre indicarse aparte. Puedes descargala y enviarla con tu gestor de correo electrónico de referencia, o ahorrar tiempo y enviarla por email directamente, sin salir del programa, con mensajes personalizados.
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