Cómo crear una base de datos de clientes
Si tienes un negocio que poco a poco va creciendo y logrando muchos clientes, necesitarás gestionar una base de datos para que toda la información de cada cliente quede ordenada. De hecho, hacer una base de datos, consiste en juntar toda la información obtenida de todos nuestros clientes y unificarla en un archivo para que quede organizada.
Dependiendo del tipo de servicios o productos que vendas, necesitarás almacenar unos datos u otros. Pero los más importantes son los siguientes: Nombre, apellidos, teléfono de contacto, email y ciudad o país. Se pueden pedir otros datos como la dirección postal, el género y sus intereses, pero en general, cuantos menos datos se pidan, más fácil resultará conseguirlos.
Una buena base de datos con información interesante sobre tus clientes, te permite aumentar las ventas a través de técnicas como el email marketing. Podrás crear campañas de marketing o promociones personalizadas y segmentarlas por audiencias dependiendo del tipo de cliente al que quieras dirigirlas.
¿Quieres saber cómo crear una base de datos de clientes utilizando Excel?
Microsoft Excel o la hoja de cálculo de Google Drive, pueden ser unas muy buenas herramientas para gestionar una base de datos pequeña. Puedes empezar por hacer una tabla donde ir añadiendo los campos de la información que te gustaría recabar, e ir llenándola con los datos que ya tienes. En este caso, el proceso de añadir la información será manual.
Tienes que tener especial cuidado a la hora de volcar los datos, ya que un pequeño error, puede hacer que pierdas información importante de un cliente. Además de eso, debes contar con el consentimiento del cliente para almacenar esa información, ya que la ley de protección de datos incurre en multas y sanciones para aquellos que conservan o comparten datos personales sin su permiso. Por lo tanto, tienes que pedir una autorización para el uso de datos, y además, proteger tu base de datos, para que nadie que no seas tú, pueda acceder a ella.
Una vez tengas tu excel montado, podrás realizar búsquedas en el mismo, o si trabajas con alguna herramienta de email marketing, te permitirá importar la base de datos.
Los puntos clave para la recogida de información y gestión de la base de datos, son los siguientes:
Seguridad
La información almacenada debe estar bajo estricta seguridad, ya que cualquier tipo de robo de datos supondría un gran gasto para la empresa, además de una pérdida de confianza por parte de los clientes. Además de eso, conviene tener siempre una copia de seguridad.
Consentimiento
Los clientes tienen que saber qué datos personales suyos estamos guardando en la base de datos y tienen que dar su consentimiento.
Propósito
La información guardada tiene que tener alguna utilidad o propósito. Guardar información por guardar, lo único que hará será ocupar espacio.
Normativa
Es imprescindible tener en cuenta los requisitos de la RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) y cumplir con ellos tanto para la recopilación como para el almacenaje de la información.
Actualización
Mantener la base de datos actualizada es algo en lo que merece la pena invertir tiempo. Así ahorraremos contactar con emails o teléfonos deshabilitados o con personas que ya no tengan interés en nuestros productos o servicios.
¿Quieres dedicar tu tiempo a gestionar la base de datos de tu negocio? Contacta con un asesor Txerpa para que gestione tus finanzas y puedas empaparte de información para triunfar con el email marketing.
