Cómo hacer una factura de venta online
¿Cómo hacer una factura de venta online? En realidad, es más sencillo y rápido de lo que parece. Piensa que tu factura será un reflejo de tu venta, de manera que no solo te ayudará a indicar a tu cliente cuánto debe pagarte, sino que será un apunte contable que ayudará a Hacienda a saber a quién le vendiste, cuándo, qué, y qué impuestos ingresará.
Desde Txerpa Asesoría Online hemos querido hacer esta guía para ayudarte a hacer una factura de venta, con la que aprenderás qué datos debe incluir una factura de autónomos, las ventajas de hacer una factura online y cómo hacerlo, así como la letra pequeña que debes tener siempre en cuenta para no cometer errores al facturar y un montón de consejos más 😉.
Recuerda que es muy importante que factures bien, ya que estos apuntes en tu contabilidad serán fundamentales para saber cuántos impuestos tendrás que pagar en el trimestre. Sigue leyendo ¡y aprende a facturar! Si lo prefieres, también puedes ver al final del artículo un breve vídeotutorial con el que aprenderás cómo hacer una factura.
Datos obligatorios de la factura de venta:
Como te comentábamos, el primer paso para hacer tu factura de venta es tener muy claros los datos que necesitarás incluir. En el siguiente listado, te indicamos los obligatorios en una factura de venta tipo o completa. Ahora bien, piensa siempre que hay diferentes tipos de facturas, por lo que es muy importante que sepas qué datos tendrás que indicar dependiendo del tipo de factura que necesites.
Los datos de una factura de venta completa, u ordinaria, que sería la usada para anotar la venta de un autónomo a otro autónomo o empresa serían:
número de factura. No te pierdas nuestro artículo sobre numeración de facturas, ya que es obligatorio que esta numeración siga la normativa de Hacienda.
fecha de la venta. Como dato complementario puedes indicar la fecha de vencimiento de la factura.
tus datos fiscales.
datos fiscales de tu cliente.
listado de los bienes objeto de la operación comercial, que en realidad se trata de una descripción de la venta.
base imponible e impuestos por separado.
importe total de la operación.
Te dejamos este checklist para que tengas siempre presente todos los datos que debe tener tu factura.
Recuerda que tendrás que guardar todas tus facturas hasta 4 años.
Vamos ahora a ampliar la información de cada punto. Además, puedes ver todas las partes de la factura de venta, así como su resultado final con nuestro programa de facturación Txerpa. Factura más fácil 😉
Tus datos como autónomo en la factura:
Recuerda que no hablamos únicamente de tu nombre y apellidos, sino de tus datos fiscales, los que indicaste en tu Modelo 036 o 037 al darte de alta en Hacienda.
Los datos fiscales por tanto serían tu:
nombre y apellidos, o nombre de la empresa.
dirección fiscal que consta en Hacienda.
NIF o CIF.
Al crear tu factura online, el programa de facturación incluirá todos tus datos de manera automática, por lo que te ahorras este primer paso.
En la siguiente imagen, puedes ver todos los campos importantes para hacer una factura de venta online.
Los datos fiscales de tu cliente:
En este caso los datos de tu cliente que deben aparecer en la factura son exactamente los mismos que en el caso del emisor de la misma: nombre y apellidos o nombre comercial, NIF o CIF, dirección completa.
Para poder incluir en la factura todos los datos de tu cliente con un solo click, solo necesitas crear su ficha de cliente en el programa de facturación.
Así, podrás acudir directamente a su ficha y crear tu factura desde ahí, o ir al Menú 'Ventas --> Factura de venta' y te aparecerá esta ventana.
Como ves en la imagen te ofrece la opción de buscar la ficha del cliente tecleando las primeras letras de su nombre. Cuando selecciones el cliente, el programa introducirá en la factura todos los datos.
La descripción de la venta, precio e impuestos al hacer la factura:
Explicamos estos tres pasos juntos, ya que están íntimamente relacionados y puedes incluirlos a la vez con tan solo un clic. No te asustes, pero seguramente esta es la parte más complicada a la hora de saber cómo crear una factura. Enseguida entenderás por qué.
*DATO FUNDAMENTAL: el precio final que incluya la factura tiene que aparecer sin impuestos (base imponible), línea de impuestos, más precio total, con los impuestos incluidos.
Los impuestos al hacer una factura de venta online:
tipo de cliente: si es cliente final incluye solo IVA. Si se trata de un autónomo o empresa, tendrás que incluir IVA e IRPF. Mucho cuidado con fallar en esto ya que, como recaudador de impuestos de Hacienda, será tu responsabilidad hacerlo bien.
Por ello, te recomendamos que leas nuestro artículo 'Cuándo se incluye IVA o IRPF en una factura', así como que tengas claro qué porcentaje de IRPF retener, si eres autónomo con obligación de hacerlo.
tipo de venta: si lo que vendes será consumido en España, un país perteneciente a la Zona Euro (también llamada factura intracomunitaria), o ubicado fuera de la Zona Euro. Esto también hará que los impuestos varíen.
Además, ten también en cuenta que hay ventas exentas de IVA.
Para poder incluir todos estos impuestos de la manera más sencilla y sin errores, así como todos los datos de tu producto con tan solo un clic, se seguirían los mismos pasos que a la hora de poner los datos de tu cliente, de manera que lo mejor es crear una ficha para cada producto o servicio que comercialices.
Número de factura:
Según la normativa de facturación española, todas las facturas deben tener un número de serie correlativo, según su fecha de creación, así como dependiendo del tipo de factura. Sucedería lo mismo si trabajas con diferentes epígrafes.
Si decides crear una factura de venta online, Txerpa le asignará un número de serie, que siempre será correlativo, y por supuesto independiente, en el caso de que tengas la necesidad de crear una factura rectificativa para solventar un error.
Importancia de la fecha de la factura:
Piensa que tienes la obligación de emitir y enviar la factura a tu cliente antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido la operación comercial, de manera que tienes que tener este dato muy en cuenta a la hora de incluir la fecha en la factura.
Recuerda además que es conveniente recordar a tu cliente la fecha de vencimiento de la factura.
🔔 NOTA PARA USUARIOS DE TXERPA: imagina que empezaste a crear tu factura online y la dejaste en modo 'Borrador', para validarla posteriormente. Ten cuidado con esto y recuerda que puedes modificar la fecha de manera manual a la hora de 'Validar' la factura.
Puedes pensar que es complicado que Hacienda se entere de esto, pero te sorprendería saber los motivos por los que envían notificaciones.
Formato de factura de venta:
La imagen que te mostramos a continuación sería la factura final que enviarías a tu cliente y es un claro ejemplo de formato de factura de venta de autónomo. Recuerda que con Txerpa puedes personalizar tu factura.
Como te prometíamos al principio, en realidad hacer una factura son 4 clics, el problema es la letra pequeña que hay detrás.
Recuerda que si decides crear tus facturas online, tendrás además la posibilidad de gestionar tu negocio más fácil con todas las funciones que ofrece la facturación online. Programa facturas, haz presupuestos, presenta más fácil tus clientes, lleva control de tus gastos e ingresos...
Y si quieres ser autónomo y buscas asesoría online con servicio de facturación online, ¡cuenta con Txerpa! Elige tu Plan de Autónomo y consigue asesoría continua y facturación online ¡por el mismo precio! Usa el chat para contactarnos o llámanos al 971 914 199 y te lo contamos sin compromiso.
Tus impuestos más fácil con Txerpa 😉